Quy định về điều hành và tiêu dùng xe ô tô trong công ty

Bài viết này Quangminhmsc mời các bạn cùng theo dõi các quy định quy trình quản lý xe ô tô trong công ty

I/ MỤC ĐÍCH: xây dựng quy định về quản lý và dùng xe ô tô trong công ty

• Xác định những bước thực hành điều xe dùng cho cho các bộ phận, cá nhân trong công ty.

• Đảm bảo việc sử dụng xe đúng nguyên tắc, xe được tiêu dùng đúng mục đích, tiết kiệm và sử dụng phải chăng.

II/ Những nguyên tắc chung quản lý và sử dụng xe:

• Xe ô tô cơ quan chỉ dùng cho cho nhu cầu công tác của các công ty, không được dùng vào mục đích riêng, trừ trường hợp xe sử dụng cho ban giám đốc, hội đồng quản trị công ty, nhưng người tiêu dùng phải chịu phi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe.

• Phòng HCQT là doanh nghiệp trực tiếp điều hành quản lý tổ xe của doanh nghiệp.

• Phòng vốn đầu tư - Kế toán trực tiếp điều hành kinh phí xăng, xe và các kinh phí duy trì hoạt động của xe ô tô, theo dõi các khoản kinh phí có liên quan tới hoạt động của xe ô tô để Báo cáo Giám đốc duyệt y.

• Ðối tượng được tiêu dùng xe ô tô công ty là các đối tượng được cấp xe riêng, đối với những đối tượng không được dùng nhưng có nhu cầu thì phải khiến cho giấy đề xuất dùng và phải được ưng chuẩn theo thứ tự dưới đây.

III/ Quy trình điều xe

• Người có nhu cầu sử dụng xe của doanh nghiệp phải khiến cho giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung của đơn vị, sau ấy chuyển cho quản lý duyệt y.

• Thẩm quyền điều xe: Trưởng các bộ phận.

• Thời gian đăng ký tiêu dùng xe: nếu đi về trong ngày phải đăng ký trước 1 ngày. nếu đi về trong khoảng 2 ngày trở lên phải đăng ký trước 2 ngày.

• Nếu như xe không còn thì nhân viên văn thư trực tiếp liên hệ với các phòng ban, tổ xe để điều chỉnh. Trường hợp không tiêu dùng được thì phải ghi đề nghị vào ngay trong phiếu bắt buộc xe thuê xe ngoài trình TP HCQT duyệt y và thực hành theo sự thông qua đó.

• Sau khi thuê xe ngoài xong, thì viên chức văn thư yêu cầu bên nhà sản xuất khiến cho giấy xác nhận việc thuê ngoài và phải có chữ ký của bên có nhu cầu, bên chuyên chở, sau đấy công nhận vào phiếu và chuyển qua phòng TCKT khiến cho giấy tờ trả tiền.

• Đối với trường hợp xe của công ty còn, nhân viên văn thư ghi lệnh điều xe trình TP HCQT phê duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện.

IV/ Phận sự của tài xế

1. Lãnh đạo Ðội xe có trách nhiệm:

• Trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và nhu cầu đột xuất của những công ty theo quyết định của Trưởng phòng HCQT.

• điều hành việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v.. Theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. Kẹp chì đồng hồ công tơ mét cho phần nhiều những xe đang quản lý (trừ xe mới sắm theo quy định của nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng chính xác với số km chạy thực tế.

• rà soát, cập nhật sổ theo dõi xe của từng tài xế và công nhận hằng tháng khiến cơ sở cho phòng tài chính Kế toán thanh toán xăng dầu cho mỗi xe trong 1 tháng.

• lập kế hoạch kiểm tra, tôn tạo, bảo dưỡng, bảo trì đối với từng xe, có kế hoạch cắt cử xe hợp lý để hàng năm những xe đều được kiểm tra định kỳ, tu bổ, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mỗi xe; dự tính kinh phí hàng năm, từng quí gửi cho Phòng Tài chính-Kế toán.

• khắc phục kịp thời các đề xuất của tài xế, Báo cáo phòng HCQT nếu như vượt thẩm quyền giải quyết.

2. Tài xế có trách nhiệm:

• Chấp hành lệnh điều động, cắt cử của lãnh đạo Ðội xe và chịu sự điều động trực tiếp của trưởng đoàn khi đi công tác.

• Chuẩn bị và kiểm tra kỹ thuật xe kỹ lưỡng trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe tốt, sạch sẽ.

• Chấp hành đúng luật giao thông, nội quy, quy chế của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về người và xe.

• Ðảm bảo đúng giờ và địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và trưởng đoàn công việc.

• Có thái độ hoà nhã, vui vẻ, giao thiệp lịch thiệp, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác.

• Có tinh thần tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện. Mỗi chuyến công việc, diễn ra từ xuất hành đến khi chấm dứt, phải lấy chữ ký công nhận của trưởng đoàn công việc về số km thực tiễn cho đợt công việc ấy.

• Ðể chuyên dụng cho công tác đột xuất, mỗi xe được phép tồn dư 20 lít xăng, nếu như mức xăng tồn dư quá 25 lít, khi cấp phát tạm bợ ứng xăng cho các đợt công tác tiếp theo, kế toán sẽ trừ số xăng tồn dư quá quy định trên.

• khi dùng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho bảo kê cơ quan bằng văn bản để theo dõi, kiểm tra. kiểm soát an ninh cơ quan có phận sự biên chép vào sổ số đông những xe ô tô ra khỏi cơ quan trong những ngày nghỉ, ngày lễ và Con số cho Trưởng phòng HCQT

Trên đây là các thông báo về quy trình điều hành xe ô tô mà Quangminhmsc muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông báo trên sẽ bổ ích đối với bạn