Mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào công ty chi tiết nhất

Mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng của nhân viên và khách ra vào tổ chức là gì? Mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào đơn vị 2021? hướng dẫn soạn thảo quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty? thông báo liên quan?

Quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào doanh nghiệp là một quy trình quan trọng, không thể thiếu, giúp cho công ty phòng tránh được những trường hợp không may xảy ra, gây thiệt hại đến tài sản, tính mạng của những cán bộ, công nhân viên trong đơn vị. Cổng ra vào chính là vị trí quan trọng trong công tác kiểm soát viên chức và khách ra vào nhằm bảo kê các cơ sở đơn vị như nhà máy, công trường, bệnh viện, siêu thị,… Chỉ khi kiểm soát được người ra vào, hàng hóa xuất nhập, mới đảm bảo được an ninh trật tự cho tổ chức và bảo vệ tài sản cho chủ sở hữu.

Ngoài ra, kiểm soát viên chức và khách ra vào công ty còn nhằm giúp các phòng chức năng cũng như Ban Giám Đốc của doanh nghiệp liên lạc, thương lượng với những tư nhân và đơn vị bên ngoài để công ty sản xuất, buôn bán, khiến cho dịch vụ đạt hiệu quả cao. bên cạnh cổng chính, ở một số xí nghiệp, công trường còn đặt các chòi gác để việc kiểm soát viên chức và khách ra vào doanh nghiệp được bao quát hơn, giúp giữ giàng thứ tự, an toàn cho toàn thể viên chức, đảm bảo an ninh và kiểm soát an ninh tài sản, trang trang bị nhà xưởng của tổ chức.

1. Mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào tổ chức là gì?

Nhân viên công ty là các tư nhân làm việc chịu sự quản lý của công ty, có thể là nhân viên chính thức, hợp tác viên hoặc người gánh vác những nhà sản xuất của công ty, người lao động khác,… Khách ra vào đơn vị là các cá nhân có nhu cầu Tìm hiểu, tham gia tiêu dùng những dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp đấy. Đây đều là những người thường xuyên ra vào đơn vị. Mẫu quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào đơn vị là biểu mẫu dùng trong những tổ chức trong việc giám sát hoạt động của viên chức doanh nghiệp cũng như khách hàng tới thương lượng phải thực hành theo một quy trình một mực nào ấy.

Mẫu quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty được dùng để quy trình về việc giám sát hoạt động của viên chức tổ chức cũng như quý khách đến đàm phán phải thực hành theo một quy trình một mực nào đó. Mẫu quy trình kiểm soát nhân viên và các bạn ra vào cổng được áp dụng cho bộ phận bảo kê có phận sự kiểm soát quý khách và viên chức, nhằm đảm bảo cho việc gìn giữ quy trình, an toàn cho toàn thể viên chức, đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản, trang vật dụng nhà xưởng của công ty.

2. Mẫu quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:

Tổ chức ….

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

NHÂN VIÊN, KHÁCH RA VÀO CỔNG

Mã tài liệu: HC-20

Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu

I/ MỤC ĐÍCH:

chỉ dẫn những bước kiểm soát khách và viên chức ra vào đơn vị.

II/ PHẠM VI:

ứng dụng cho phòng ban bảo kê của doanh nghiệp.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

Không có.

IV/ NỘI DUNG:

1. Khách đến tiêu dùng dịch vụ:

– Đối với trường hợp khách đến dùng nhà cung cấp của đơn vị thì gặp trực tiếp bộ phận giới thiệu sản phẩm.

2. Khách tới địa chỉ công tác, xin việc, nhà cung cấp…

a. Hỏi thăm thông tin:

Nhân viên kiểm soát an ninh cần hỏi thăm thông báo của khách bao gồm: tên cơ quan, giấy giới thiệu, chứng minh dân chúng.

Đối với trường hợp là các nhà cung cấp ra vào thường xuyên thì phòng ban tìm hàng phải chuyển danh sách các nhân viên của mỗi nhà thầu sản xuất có chữ ký của Trưởng phòng HCQT cho bộ phận bảo vệ.

Nhân viên kiểm soát an ninh chỉ cho phép những nhân viên của nhà thầu phụ ra vào ví như các viên chức đó có tên trong danh sách.

b. Mời khách vào phòng chờ:

Viên chức kiểm soát an ninh trực tiếp dẫn khách vào trong phòng chờ.

Tiếp ấy chuyển thông báo cho lễ tân xử lý.

c. liên hệ với bộ phận hẹn gặp:

Viên chức lễ tân gọi điện cho phòng ban cần hứa gặp.

Nếu như người cần hứa gặp đồng ý thì chuyển qua bước tiếp theo.

Trường hợp người hẹn gặp không đồng ý hoặc không địa chỉ được thì báo cho khách một bí quyết tế nhị để khách hứa lại sau (đồng thời ghi lại thông tin và báo lại cho người có trách nhiệm sau).

d. Dẫn khách lên:

Viên chức bảo kê cửa chịu phận sự dẫn khách lên gặp trực tiếp bộ phận (theo thông tin từ lễ tân).

e. Ghi hồ sơ:

Viên chức bảo kê chịu bổn phận ghi hồ sơ quá trình ra vào của khách theo mẫu: HC–20–BM01.

3. Ra vào doanh nghiệp của viên chức

a. Vào công ty:

Nhân viên đi muộn thì phải ký vào sổ của bảo vệ và ghi rõ lý do đi muộn.

Nhân viên không được đưa bạn bè, người nhà vào công ty; không được tiếp người nhà trong giờ làm cho việc, trừ trường hợp khẩn cấp do bảo kê Báo cáo Ban Giám Đốc, Trưởng phòng công ty Hành chánh xem xét khắc phục (tiếp ở Phòng khách hoặc ở xin phép ra ngoài).

Viên chức không có nhiệm vụ thì không được ra khu vực cổng tổ chức, phòng kiểm soát an ninh trong giờ khiến cho việc, nghỉ trưa.

Viên chức vào ra vào cổng phải xuất trình giấy tờ, các vật tư hoàng hóa trang bị, dụng cụ mang theo cho bảo kê rà soát và ghi sổ.

b. Ra công ty

Nhân viên đi công việc ngoài phải có giấy công việc do điều hành cấp phòng đồng ý và xác nhận vào giấy đi công việc.

Đối với viên chức thường xuyên ra ngoài thì không phải có giấy nhưng phải có văn bản của điều hành gửi cho bộ phận kiểm soát an ninh.

Viên chức bị bệnh ra ngoài phải có giấy công nhận của bác bỏ sỹ doanh nghiệp.

4. Khám xét

Chỉ khám xét đối với nhân viên khi kiểm soát an ninh nghi ngờ viên chức vi phạm quy trình của doanh nghiệp, chỉ khám xét đối với viên chức với mục đích không cho nhân viên mang vũ khí, chất nổ, chất cháy, ngăn chặn hành vi móc túi, bảo vệ tài sản trang thiết bị công ty và các bạn.

Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, người khám xét và người bị khám cùng giới tính, phải được thực hiện trong phòng kín. Việc khám xét phải tuân thủ theo quy trình của pháp luật hiện hành liên quan.

Trong các trường hợp phát hiện vi phạm quy trình của tổ chức thì bộ phận kiểm soát an ninh lập biên bản theo mẫu: HC–20–BM03 gửi về cho Trưởng phòng HCQT xử lý.

VI/ BIỂU MẪU KÈM THEO:

1. Sổ theo dõi các bạn ra vào cổng.

2. Sổ theo dõi nhân viên ra vào cổng.

3. Biên bản vụ việc .

3. Chỉ dẫn soạn thảo quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:

quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào doanh nghiệp phải đảm bảo được đầy đủ nội dung về:

– Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu, gồm có: ngày sửa đổi, vị trí, nội dung sửa đổi, lần sửa, ghi chú

– Ghi rõ mục đích, phạm vi của quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào doanh nghiệp

– Về nội dung quy trình kiểm soát nhân viên và khách ra vào doanh nghiệp gồm có những quy trình về: khách đến tiêu dùng dịch vụ, khách đến liên hệ công việc, xin việc, nhà cung cấp…. Và quy trình về việc ra vào doanh nghiệp của nhân viên, quy trình về việc khám xét đối với người ra vào đơn vị

– Quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào tổ chức phải có những biểu mẫu cố nhiên như sổ theo dõi quý khách ra vào cổng, sổ theo dõi viên chức ra vào cổng, biên bản vụ việc

4. Thông tin liên quan:

4.1. Khuôn khổ của quy trình kiểm soát nhân viên, khách ra vào công ty:

quy trình kiểm soát ra vào cổng, khách ra vào tổ chức được ứng dụng cho việc ra vào tổ chức của toàn thể viên chức trong tổ chức, người dùng, viên chức cơ quan nhà nước, cần lao thời vụ, công nhân khác, nhà thầu phụ, những phương tiện vận tải, vật tư, hàng hoá, trang bị.

4.2. Nội dung quy trình kiểm soát ra vào cổng, khách ra vào công ty:

1. Đối với viên chức tổ chức

– nhân viên ra vào tổ chức phải theo đúng giờ đã được quy trình

– Trong trường hợp nhân viên đi muộn phải ký vào sổ của kiểm soát an ninh công ty và phải ghi rõ lý do

– viên chức doanh nghiệp không được đưa bạn bè, người thân vào doanh nghiệp trong giờ khiến việc

– viên chức tổ chức ra vào đơn vị phải xuất trình thủ tục cho kiểm soát an ninh doanh nghiệp kiểm tra

2. Đối với khách ra vào tổ chức

– người dùng trong nước, nước ngoài, các đối tác, những nhân viên của cơ quan nhà nước… khi tới doanh nghiệp để liên hệ làm việc, thực tập, tham quan, quay phim, chụp ảnh… thì phải địa chỉ trước với tổ chức và chấp hành đúng theo quy trình của công ty.

– bảo kê tiến hành kiểm tra thủ tục, những dụng cụ mà khách mang theo lúc khách vào công ty và khi vào công ty thì khách bắt đề xuất xuất trình và gửi lại giấy giới thiệu (ngoại lệ trường hợp khách cần giấy giới thiệu để làm việc với các bộ phận trong doanh nghiệp và đã được bộ phận đấy đồng ý).

4.3. Thứ tự kiểm soát nhân viên và khách ra vào công ty:

– Thứ nhất, kiểm tra tên của công nhân viên vào cổng bằng máy chấm công hoặc thẻ từ, Quan sát để đối chiếu giữa ảnh trên thẻ, trên chứng minh dân chúng (nếu không có thẻ), trên màn hình hiển thị bằng phần mềm chấm công để chắc chắn đấy là người chủ của thẻ, hoặc chứng minh nhân dân.

– Thứ hai, tiến hành khám xét người ra vào cổng (nếu có đề nghị của chủ quản) bằng phương pháp sử dụng hai bàn tay rà soát trong khoảng nách xuống cuối ống quần sau ấy cũng làm tương tự với thắt lưng, các túi quần, túi áo. đề xuất cho xem giày, túi xách. trong khi kiểm soát người ra vào, viên chức bảo kê cần có thái độ nghiêm trang. Cần tạo điều kiện để có viên chức nữ rà soát phái nữ.

– Thứ ba, trong quy trình kiểm soát khách ra vào tổ chức, phải coi xét kỹ giấy giới thiệu, giấy hẹn và giấy tùy thân để chắc chắn đó là người chủ của những giấy má đem theo, sau đấy liên hệ bằng điện thoại với cá nhân hoặc bộ phận có bổn phận đón tiếp và khiến việc với khách. thời kỳ rà soát cũng được thực hiện tỉ mỉ và với thái độ vồn vã vì công việc, vì ích lợi của chủ quản.

– Các viên chức thầu phụ cũng được kiểm tra như công viên chức để cứng cáp rằng họ trong danh sách những công nhân khiến việc theo Dự án hoặc theo thời vụ mà thủ trưởng cơ quan chủ quản đã cho phép.

– Trong thời kỳ kiểm tra, kiểm soát nếu thấy người ra vào cổng có trong người, trong giỏ xách những sản phẩm của chủ quản, những vật cấm, hoặc các vật có ảnh hưởng đến an ninh trật tự của chủ quản thì phải tiến hành lập biên bản theo quy trình và báo cho chủ quản biết bằng dụng cụ thông báo để quyết định có cho họ đi hay giữ lại. 

Bài viết trên là những mẫu quy trình kiểm soát ra vào cổng và khách ra vào công ty chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin mà Quangminhmsc vừa chia sẻ sẽ hữu ích đối với bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.